¿Por qué es importante especializar a los departamentos de compras?

La globalización en la 4ta revolución industrial ha generado que muchas de las tendencias de gastos empresariales e industriales apunten a un derroche millonario por parte de los departamentos de compras al no contemplar una correcta evaluación de proveedores, gestión de tiempos, verificación de productos o servicios.  El gasto de los departamentos de compras en las empresas está sumamente ligada a un presupuesto anual, mismo que deberá ejecutarse en tiempo y forma dando satisfacción a los diferentes requerimientos internos y externos a su organización.

Adicionalmente, los cambios generacionales y la adaptación tecnológica han sido un parteaguas en el número de errores que cometen los departamentos de compras ya que aquellas industrias multigeneracionales pueden competir con una mayor facilidad gracias a la combinación entre experiencia y desarrollo de habilidades en el uso de las Tecnologías de la Información y Comunicación.

Gracias a los avances tecnológicos y derivado de la pandemia por COVID-19 los departamentos de compras se han adelantado a marchas forzadas a una actualización tecnológica impresionante logrando cambiar los antiguos esquemas de trabajo y ejecución en el requerimiento de materiales, productos o servicios que solicite su organización.  El caso más notorio durante la pandemia ha sido la legitimación de proveedores y la generación de clientes debido a que la creciente mutación en los cambios sociales y culturales dejó una realidad poco creíble para las empresas: comprar sin conocer personalmente lo que se compra.

Una tendencia clara entre los compradores de empresas fue el evaluar correctamente los productos y servicios a adquirir, adicionalmente a ello el cumplimiento fiscal obligó a los compradores a generar nuevas estrategias para capacitar a los compradores que no contaban con la formación o experiencia necesaria para realizar nuevas tareas que llevaran al éxito a su departamento.

¿Cuáles han sido las áreas más solicitadas de capacitación para los departamentos de compras?

Una de las áreas en capacitación más buscadas por los departamentos de compras ha sido la búsqueda de negociación, no solo para obtener el producto al mejor precio, sino para concretar relaciones comerciales sanas y capaces de dar frutos en el momento en el que se requiera, con la confianza de generar proveedores capaces de satisfacer las necesidades no solo de abastecimiento sino también de generación de líneas de negocio.  Y es justamente el desarrollo de nuevas áreas de oportunidad en las cuales muchos de los compradores sugieren la apertura de nuevos servicios, gracias a un ganar-ganar, las empresas han contratado especialistas para dar cumplimiento a nuevos retos y nuevas exigencias en el mercado.

Los lineamientos técnicos de muchas industrias han generado un cambio radical en dichos departamentos, ahora las tendencias de los estándares ISO marca tendencia en un gremio empresarial al que pocos pueden acceder y son esos pocos quienes disfrutan de una mejora continua.

La diversificación empresarial ha surgido a través del desarrollo de nuevos proveedores en el departamento de compras quienes de manera estratégica han sabido aprovechar las oportunidades presentes en un mercado diferente al que estaban acostumbrados a tratar, ahora las empresas que otorgan mantenimiento, ahora se dedican a importarlas y comercializarlas, la que generaba metal ahora vende estructuras completas, las de servicios de mantenimiento ahora se dedican a sanitizar espacios, y así sucesivamente los departamentos de compras generan nuevas ideas tras la especialización de su personal.

Así como se han generado nuevas ideas de negocio a través de la especialización de los departamentos de compras se han generado nuevos mercados, cada vez más novedosos y capaces de dar cumplimiento a clientes cada vez más exigentes en cantidad y calidad.

Antes de continuar en la identificación de capacitación en compras, identifique si su personal cuenta con un buen proceso de trabajo ya que sin este no se logrará un efecto oportuno y tendrá “vino nuevo en barricas viejas”.  Si los procesos no están del todo claro, siempre es conveniente una junta directiva para aclarar los puntos por los cuales el departamento de compras no ha desarrollado fielmente su misión y visión.

¿Cómo identificar la falta de especialización de su departamento de compras?

Conozca inicialmente las necesidades de su empresa contestando las siguientes preguntas:

• Gastos y presupuestos.
  • ¿El departamento de compras está consciente del seguimiento a presupuesto de los departamentos de su empresa?
  • ¿Ha desarrollado planes en caso de recesión económica?
  • ¿Cuenta con compras altas los últimos días del mes?
• Proveedores y negociación.
  • ¿Su proveedor cuenta con una garantía de su servicio?
  • ¿Cuenta con proveedores capaces de resolver rápidamente su problema?
  • ¿Los productos que compra, no cumplen con sus expectativas o lo hacen de manera parcial?
• Desarrollo de políticas de compras.
  • ¿Todos los involucrados conocen su misión y visión?
  • ¿Conoce de manera efectiva las restricciones y sanciones que prevengan fraudes y actos de corrupción?
  • ¿Ha implementado un sistema de Gestión de la Calidad?
  • ¿Mantiene al día las políticas para sus proveedores?
• Almacenamiento de productos.
  • ¿Ha presentado alguna vez fallas en el surtido de mercancías?
  • ¿Tiene bien ubicados los productos en su almacén gracias a su SKU?
  • ¿Los productos han demorado más de un día parados antes de ser colocados en el almacén?
  • ¿Cuenta con productos que nunca se han usado?
  • En el caso de perecederos, ¿Ha devuelto, tirado o triturado productos?
  • ¿Al menos alguno de los productos que recibe tiene que ser empaquetado o etiquetado nuevamente?
• Manejo de KPI’S.
  • ¿Han implementado métricas para la evaluación de la cadena de valor?
  • ¿Cuenta con una metodología para la evaluación del Retorno de la Inversión (ROI)?
  • ¿Ha intentado medir el rendimiento de su presupuesto?
• Actualización de compliance.
  • ¿Conoce cuáles son los lineamientos fiscales para evaluar a un proveedor?
  • ¿Genera contratos que promuevan el cumplimiento de órdenes de compra?
  • ¿Está actualizado (a) en temas de importaciones, aranceles y cambios monetarios?
  • En el caso de transportes ¿Conoce cuáles son los lineamientos de la carta porte y facturación 4.0?

Si usted ha contestado que NO al menos 4 preguntas, probablemente no cuenta con herramientas que sustenten los gastos de su empresa, esto puede significar un gasto enorme en el desarrollo de operaciones, contratos y satisfacción del cliente final dado a que no se cuenta con una metodología que agilice el proceso productivo.

Especializar un departamento no es añadir conocimientos nuevos, sino dar un valor agregado a la mejora empresarial que sea capaz de ejecutar operaciones de compras con altos estándares de calidad.

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